PROCUREMENT

1. DEFINIR QUE ES ABASTECIMIENTO

Proceso logístico mediante el cual una empresa se provee de todo lo necesario para su funcionamiento.

Este proceso incluye:

·    Calculo de necesidades, es decir, todo lo que requiere una empresa para su funcionamiento, en cantidades específicas para un determinado período de tiempo o actividad determinada. Se materializa a través de pedidos o requisiciones, que pueden ser, por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto.

·    Compra de lo solicitado en las cantidades necesarias, con la calidad adecuada, en el momento oportuno y al precio más conveniente.

·    Obtención del pedido, evitando demoras, verificando la exactitud y calidad de lo que se recibe.

·    Almacenamiento, es decir, ubicación y custodia de los artículos en almacén hasta que se necesitan o entregan

·    Distribución de los requerimientos, encargándose de la entrega de la mercadería solicitada.

·    Control de stocks, asegurando la cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación, garantizando un control efectivo de todos los artículos.

·    Utilización de desperdicios con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la empresa. 

2. EN QUE CONSISTE PROCUREMENT? 

Definition

Procurement is the acquisition of goods by a company. This simply means the purchase of goods from suppliers at the lowest possible cost. The best way to do this is to let the suppliers compete with each other so that the expenses of the buyer are kept at a minimum.

The Process

Procurement usually involves a bidding process in which the sellers quote their prices and the buyer accepts the lowest possible bid. This is the most efficient method of procuring goods or services if the quality of the goods meets the buyers' requirement.

The process of procurement usually begins when the procurer starts to search the market for bidders. After identifying the suppliers, a request for bids, proposals, quotes, and information can be made. However, direct contact with bidders can also be made instead of advertising the above requests.

After selecting the suitable bidders, a quality check is essential in order to confirm the suitability of the goods in question. The next step would be negotiation of the terms, conditions, quality, and delivery schedules. Logistics and payment are the next two important processes that determine the safe delivery and the payoff of goods.

If this whole process is carried out on the Internet, then it can be called "e-procurement." The huge market that is accessible on the Internet provides numerous and unprecedented opportunities for sellers and buyers alike. This makes it a very popular tool for researching and consulting for the procurement of goods or services.

The whole process of procurement should be carried out in compliance with the existing laws in order to avoid any legal hassles. There are many consultants on the Internet who provide education and advice regarding the procurement process.

The process of procurement may differ slightly from one company to another, but the process is usually symbiotic in nature. It benefits both the buyer and the seller.

3. QUE HACE EL DEPARTAMENTO DE PROCUREMENT DE UNA EMPRESA?

El departamento de procurement enfoca su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden con los objetivos y estrategias de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo.

Esta área tiene la responsabilidad de planificar y controlar los materiales, así como programar las compras, el tráfico de entrada y salida del almacén, y la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. Esto mediante la aplicación continúa de una serie de normas de conservación, mantenimiento, recuperación y correcta distribución y empleo de todos los artículos utilizados por la empresa. 

También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa para determinar mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la capacidad instalada de la empresa y el nivel de utilización de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalación.

En conclusión el departamento de procurement de una empresa debe:

·        Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para  el funcionamiento de la organización.

·         Mantener las inversiones en existencias y reducir las pérdidas de éstos a un nivel mínimo.

·         Mantener unas normas de calidad adecuadas.

·         Buscar y mantener proveedores competentes.

·         Normalizar los elementos que se adquieren.

·         Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible.

·         Mantener la posición competitiva de la organización.

·         Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos administrativos sean los más bajos posibles.